Ενότητα 1: Εισαγωγή στη διαχείριση έργου και το χρονικό προγραμματισμό

• Τι είναι το έργο;

  ---

  Το έργο είναι μια σειρά από καθήκοντα που πρέπει να ολοκληρωθούν προκειμένου να επιτευχθεί ένα συγκεκριμένο αποτέλεσμα.

  Το  έργο μπορεί επίσης να οριστεί ως ένα σύνολο εισροών και αποτελεσμάτων που απαιτούνται για την επίτευξη ενός συγκεκριμένου στόχου.

  Τα έργα μπορούν να κυμαίνονται από απλά έως πολύπλοκα και μπορούν να διαχειριστούν από ένα άτομο ή εκατό.

  Το έργο έχει ένα καθορισμένο σημείο έναρξης και λήξης και συγκεκριμένους στόχους που, όταν επιτευχθεί, υποδηλώνουν ολοκλήρωση

  ---

  Πάνω

• Τα χαρακτηριστικά ενός έργου

  ---

  •Είναι μοναδικό

  •Εξοικονομεί χρόνο

  •Εμπεριέχει χρηματικό κόστος

  •Απαιτεί ανθρώπινο δυναμικό

  •Περιέχει κινδύνους

  •Περιλαμβάνει μια ακολουθία εργασιών

  ---

  Πάνω

• Τι είναι η Διαχείριση Έργου;

  ---

  Η διαχείριση του έργου είναι η διαδικασία της έναρξης, του προγραμματισμού, της εκτέλεσης, του ελέγχου και του κλεισίματος του έργου, προκειμένου να επιτευχθούν συγκεκριμένοι στόχοι και να πληρούνται συγκεκριμένα κριτήρια επιτυχίας σύμφωνα με τον καθορισμένο χρόνο.

  ---

  Πάνω

• Οφέλη από τη διαχείριση του έργου

  ---

  •Κάνεις περισσότερα με λιγότερα

  •Υπάρχει ευέλικτο πλαίσιο

  •Υπάρχουν σαφείς προσδοκίες

  •Η πρόοδος παρακολουθείται

  •Τα διδάγματα

  •Το κάνεις το σωστά την πρώτη φορά

  •Λιγότερη αναστάτωση

  ---

  Πάνω

• Τι είναι ο Χρονικός Προγραμματισμός του Έργου;

  ---

  •Ο χρονικός προγραμματισμός είναι ένα σύνολο τεχνικών που χρησιμοποιούνται για την ανάπτυξη και παρουσίαση προγραμμάτων που δείχνουν πότε θα γίνει η εκάστοτε εργασία. Η επιλογή των εργαλείων και των τεχνικών που χρησιμοποιούνται για την ανάπτυξη ενός χρονοδιαγράμματος εξαρτάται από το βαθμό λεπτομέρειας που είναι διαθέσιμο για το έργο που πρέπει να γίνει.

  • Χρονικός προγραμματισμού του έργου IS:

  - ένα μέρος του σχεδιασμού του έργου,

  - ένα εργαλείο που ενημερώνει όταν πρέπει να εκτελεστούν οι προγραμματισμένες δραστηριότητες

  ---

  Πάνω

Ενότητα 2: Διαχείριση Κύκλου Ζωής Έργου

• Χαρακτηριστικά της διαχείρισης του κύκλου ζωής του έργου

  ---

  - Καθορίζει την αρχή και το τέλος ενός έργου

  Η διαχείριση του κύκλου ζωής γενικά περιλαμβάνει 5 στοιχεία:

  1. Έναρξη

  2. Προγραμματισμός

  3. Εκτέλεση

  4. Παρακολούθηση και έλεγχος

  5. Κλείσιμο

  ---

  Πάνω

• 5 στοιχεία / ομάδες επεξεργασίας του κύκλου ζωής του έργου

  ---

  

  ---

  Πάνω

• Αλληλεξάρτηση / συσχέτιση στοιχείων / ομάδων διεργασιών στον κύκλο ζωής του έργου

  ---

  

  ---

  Πάνω

• Βήμα 1: Έναρξη του έργου

  ---

  Η έναρξη του έργου είναι η πρώτη φάση του κύκλου ζωής ενός έργου. Σε αυτό το σημείο εντοπίζεται η ευκαιρία ή ο λόγος για την υλοποίηση του έργου και συνεπώς αναπτύσσεται ένα έργο που επωφελείται αυτής της ευκαιρίας.

  Μπορείτε να ξεκινήσετε ένα νέο έργο καθορίζοντας τους στόχους, το πεδίο εφαρμογής, το σκοπό και τα παραδοτέα που θα παραχθούν.

  Κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης του έργου συντάσσεται μια ομάδα και δημιουργείται μία έκθεση επιχειρησιακής σκοπιμότητας του έργου.

  Σκοπός της διαδικασίας "Έναρξη ενός Έργου" είναι να δημιουργηθούν στέρεες βάσεις για το έργο, επιτρέποντας στον οργανισμό να κατανοήσει τις εργασίες που πρέπει να γίνουν για την παράδοση των αποτελεσμάτων του έργου πριν από τη δέσμευση για μια σημαντική δαπάνη

  ---

  Πάνω

• Βήμα 2: Σχεδιάστε το έργο

  ---

  Ένα σχέδιο έργου είναι ένα επίσημο έγγραφο που έχει σχεδιαστεί για να καθοδηγεί τον έλεγχο και την εκτέλεση ενός έργου. Ένα σχέδιο έργου είναι το κλειδί για ένα επιτυχημένο έργο και είναι το πιο σημαντικό έγγραφο που πρέπει να δημιουργηθεί κατά την έναρξη κάθε επιχειρηματικού σχεδίου.

  •Ο στόχος ενός σχεδίου έργου είναι να καθορίσει την προσέγγιση που θα χρησιμοποιηθεί από την ομάδα του έργου για την επίτευξη του προβλεπόμενου σκοπού της διαχείρισης του έργου.

  Ένα σχέδιο έργου απαντά σε βασικές ερωτήσεις σχετικά με το έργο:

  Γιατί; - Ποιο είναι το πρόβλημα ή η αξία που αντιμετωπίζει το έργο; Γιατί χρηματοδοτείται;

  Ποιο; - Ποιο είναι το έργο που θα εκτελεστεί; Ποια είναι τα κύρια προϊόντα / παραδοτέα;

  Ποιος; - Ποιος θα συμμετάσχει και ποιες θα είναι οι ευθύνες του στο πλαίσιο του σχεδίου; Πώς θα οργανωθούν;

  Πότε; - Ποιο είναι το χρονοδιάγραμμα του έργου και πότε θα ολοκληρωθούν τα ιδιαίτερα σημαντικά σημεία, που αναφέρονται ως ορόσημα;

  ---

  Πάνω

• Βήμα 3: Εκτέλεση του έργου

  ---

  Η εκτέλεση του έργου (ή η υλοποίηση) είναι η φάση στην οποία τίθεται σε εφαρμογή το σχέδιο που σχεδιάστηκε στις προηγούμενες φάσεις της ζωής του έργου. Ο σκοπός της εκτέλεσης του έργου είναι η παράδοση των αναμενόμενων αποτελεσμάτων του έργου (παραδοτέα και άλλα άμεσα αποτελέσματα).

  Για να μπορείτε να παρακολουθείτε και να ελέγχετε το έργο κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης, θα χρειαστεί να εφαρμόσετε μια σειρά διαδικασιών διαχείρισης έργων.

  Αυτές οι διαδικασίες σας βοηθούν να διαχειριστείτε το χρόνο, το κόστος, την ποιότητα, τις αλλαγές, τους κινδύνους και τα ζητήματα. Επίσης, σας βοηθούν να διαχειριστείτε τις προμήθειες, την αποδοχή των πελατών και τις επικοινωνίες.

  Η φάση εκτέλεσης του έργου είναι συνήθως η μεγαλύτερη φάση του κύκλου ζωής του έργου και καταναλώνει την περισσότερη ενέργεια και πόρους

  ---

  Πάνω

• Βήμα 4: Παρακολούθηση και Έλεγχος του Έργου

  ---

  Η παρακολούθηση και ο έλεγχος του Έργου είναι η διαδικασία παρακολούθησης, ανασκόπησης και αναφοράς της προόδου για την επίτευξη των στόχων απόδοσης που ορίζονται στο σχέδιο διαχείρισης έργου.

  Η διαδικασία παρακολούθησης και ελέγχου ελέγχει όλα τα καθήκοντα και τις μετρήσεις που απαιτούνται για να διασφαλιστεί ότι το εγκεκριμένο και εξουσιοδοτημένο έργο είναι εντός του στόχου, του χρόνου και του προϋπολογισμού ώστε το έργο να προχωρήσει με ελάχιστο κίνδυνο. ... Η διαδικασία παρακολούθησης και ελέγχου διεξάγεται συνεχώς καθ 'όλη τη διάρκεια του έργου.

  ---

  Πάνω

• Βήμα 5: Διαδικασία Ολοκλήρωσης του Έργου

  ---

  Η Φάση Ολοκλήρωσης Έργου είναι η τέταρτη και τελευταία φάση του κύκλου ζωής του έργου. Σε αυτή τη φάση, θα κλείσετε τυπικά το έργο σας και στη συνέχεια θα αναφέρετε το γενικό επίπεδο επιτυχίας στον χρηματοδότη σας.

  Η ολοκλήρωση του έργου θα πρέπει να αναμένεται και να προγραμματίζεται όσο το δυνατόν νωρίτερα στον κύκλο ζωής του έργου, παρόλο που είναι συχνά η τελευταία σημαντική διαδικασία της ζωής ενός έργου. Σε υψηλό επίπεδο, τα βασικά στοιχεία της ολοκλήρωσης του έργου είναι: Η επαλήθευση της αποδοχής των τελικών παραδοτέων του έργου.

  Σκοπός της ολοκλήρωσης του έργου είναι να αξιολογηθεί το έργο, να εξασφαλιστεί η ολοκλήρωση του και να αντληθούν τα διδάγματα και οι βέλτιστες πρακτικές που θα εφαρμοστούν σε μελλοντικά έργα.

  ---

  Πάνω

Unit: 3 Project Time Scheduling

• Τι είναι ο Χρονικός Προγραμματισμός του Έργου;

  ---

  Ο χρονικός προγραμματισμός είναι μια συλλογή τεχνικών που χρησιμοποιούνται για την ανάπτυξη και παρουσίαση προγραμμάτων που δείχνουν πότε θα γίνει η εργασία. Η επιλογή των εργαλείων και των τεχνικών που χρησιμοποιούνται για την ανάπτυξη ενός χρονοδιαγράμματος εξαρτάται από το επίπεδο των λεπτομερειών που είναι διαθέσιμο για την υλοποίηση του έργου.

  Χρονικός προγραμματισμού του έργου ΠΣ:

  -ένα μέρος του σχεδιασμού του έργου,
  -ένα εργαλείο που επικοινωνεί όταν πρέπει να εκτελεστούν οι προγραμματισμένες δραστηριότητες

  Ο χρονικός προγραμματισμός του έργου σχετίζεται με όλα τα στοιχεία διαχείρισης του κύκλου ζωής του έργου.

  ---

  Πάνω

• Ανάπτυξη του χρονικού προγραμματισμού του έργου

  ---

  Για να αναπτύξετε ένα χρονικό προγραμματισμό του έργου, πρέπει να συμπληρωθούν τα εξής:

  •Πεδίο εφαρμογής του έργου
  •Ακολουθία δραστηριοτήτων
  •Τα καθήκοντα ομαδοποιούνται σε 5 φάσεις έργου (σχεδιασμός, ορισμός & προγραμματισμός, έναρξη, απόδοση, ολοκλήρωση)
  •Χάρτης εξαρτήσεων εργασίας
  •Ανάλυση μεθόδου κρίσιμης διαδρομής
  •Ορόσημα του έργου
  Όταν γνωρίζετε όλα τα στοιχεία που ανήκουν στο χρονοδιάγραμμα του έργου σας, μπορείτε να αρχίσετε να αξιολογείτε ποιες από τις διαφορετικές τεχνικές διαχείρισης έργου θα χρησιμοποιήσετε. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι προσέγγισης του χρονικού προγραμματισμού βάσει της εμπειρίας σας και της πολυπλοκότητας του έργου σας.

  ---

  Πάνω

• Τεχνική χρονικού προγραμματισμού του έργου με το Διάγραμμα GANTT

  ---

  «Ο σχεδιασμός του έργου αποτελεί μέρος της διαχείρισης του Έργου, ο οποίος σχετίζεται με τη χρήση χρονοδιαγραμμάτων όπως τα διαγράμματα Gantt που χρησιμοποιούνται για το σχεδιασμό και στη συνέχεια για την αναφορά της προόδου στο περιβάλλον του έργου».

  Ένα διάγραμμα Gantt είναι ένα λεπτομερές σχέδιο έργου.

  Η χρήση του διαγράμματος Gantt σχετικά με το χρονοδιάγραμμα του έργου είναι μια χρήσιμη  τεχνική απεικόνιση για την παρακολούθηση της προόδου και την υποβολή εκθέσεων.

  Ένα διάγραμμα Gantt, συχνά χρησιμοποιείται στη διαχείριση έργων, παρέχει μια γραφική απεικόνιση ενός χρονοδιαγράμματος που βοηθά στο σχεδιασμό, το συντονισμό και την παρακολούθηση συγκεκριμένων εργασιών σε ένα έργο.

  Παρέχει πληροφορίες όταν θέλετε να πάρετε μια γρήγορη εκτίμηση του χρόνου που θα χρειαστεί για να ολοκληρωθούν όλες οι δραστηριότητες του έργου.

  Ένα διάγραμμα Gantt αναφορικά με το χρονοδιάγραμμα ενός σχεδίου είναι ένα διάγραμμα ράβδων που εμφανίζει τις βασικές δραστηριότητες στη σειρά στα αριστερά (η πρώτη δραστηριότητα βρίσκεται στην επάνω αριστερή γωνία και η τελευταία δραστηριότητα τελειώνει στην κάτω δεξιά γωνία) ενάντια στο χρόνο (στο πάνω ή στο κάτω μέρος).

  Κάθε εργασία αντιπροσωπεύεται από μια μπάρα που αντικατοπτρίζει την αρχή και την ημερομηνία της δραστηριότητας και επομένως τη διάρκεια της.

  Το γράφημα δείχνει όλες τις δραστηριότητες, όταν είναι προγραμματισμένες να αρχίσουν και να λήξουν, πόσο θα διαρκέσει κάθε δραστηριότητα, που υπάρχουν αλληλεπικαλύψεις δραστηριοτήτων, εξαρτήσεις μεταξύ δραστηριοτήτων που συνδέονται με βέλη και την ημερομηνία έναρξης / λήξης ολόκληρου του έργου .

  

  

  ---

  Πάνω

• Η σημασία του Διαγράμματος GANTΤ

  ---

  •Τα διαγράμματα Gantt είναι χρήσιμα για τον προγραμματισμό και το χρονοδιάγραμμα των έργων. Σας βοηθούν να αξιολογήσετε πόσο χρόνο πρέπει να διαρκέσει ένα έργο, να καθορίσετε τους πόρους που χρειάζονται και να σχεδιάσετε τη σειρά με την οποία θα ολοκληρώσετε τις εργασίες. Είναι επίσης χρήσιμα για τη διαχείριση των εξαρτήσεων μεταξύ των εργασιών.

  •Τα διαγράμματα Gantt είναι χρήσιμα για την παρακολούθηση της προόδου ενός έργου όταν αυτό βρίσκεται σε εξέλιξη. Μπορείτε να δείτε αμέσως τι θα έπρεπε να έχει επιτευχθεί μέχρι μια συγκεκριμένη ημερομηνία και, αν το έργο είναι πίσω από το χρονοδιάγραμμα, μπορείτε να αναλάβετε δράση για να το επαναφέρετε στην πορεία.

  ---

  Πάνω

• Τα πλεονεκτήματα του Διαγράμματος GANNT

  ---

  - Σαφήνεια. Ένα από τα μεγαλύτερα οφέλη ενός διαγράμματος Gantt είναι η ικανότητα του εργαλείου να καταγράφει πολλές εργασίες και χρονοδιαγράμματα σε ένα ενιαίο έγγραφο. ...

  - Επικοινωνία. ...

  - Κίνητρο. ...

  - Συντονισμός. ...

  - Δημιουργία. ...

  - Διαχείριση Χρόνου. ...

  - Ευελιξία. ...

  - Εύκολα Διαχειρίσιμο

  Τα διαγράμματα Gantt μας ενθαρρύνουν να διαρθρώσουμε το έργο και αυτό από μόνο του αποτελεί βασικό όφελος.

  ---

  Πάνω

• ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ GANTT (υπέρ και κατά)

  ---

  Υπέρs:

  •Προσαρμόσιμο σε όλα τα έργα
  •Εύκολη προβολή της προόδου
  •Ικανότητα να ορίσετε ακριβείς προθεσμίες και να ορίσετε εξαρτήσεις
  •Εύκολα τροποποιήσιμο
  •Μπορεί να δημιουργηθεί στο Microsoft Excel ή σε ένα σύστημα διαχείρισης έργου
  •Δυνατότητα εκχώρησης εργασιών σε πόρους

  Κατά:

  •Χρήζουν διαρκούς ανανέωσης
  •Δεν επιδέχεται αλλαγές εκδόσεων
  •Περιορισμένη συνεργασία
  •Μη εντοπισμός της προόδου
  •Μπορούν να μετατραπούν σε εξόχως πολύπλοκα
  •Δύσκολο να το δείτε σε ένα φύλλο χαρτιού.

  ---

  Πάνω